La National Geospatial Intelligence Agency (Agencia Nacional de Inteligencia Geoespacial) apuesta por la Innovación Lean.

Original publicado de el 29 de agosto de 2016, por Steve Blank.

Traducido por Alberto Peralta.

Tendemos a relacionar Administración con palabras como burocracia en lugar de Lean Innovation (o Innovación Lean). Pero la gente que está al día dentro de las instituciones públicas están trabajando para cambiar su cultura y dar paso a nuevas formas de hacer las cosas. La National Geospatial Intelligence Agency (NGA) es un gran ejemplo.

NGA

La NGA, una organización incluida en el Department of Defense (Ministerio de Defensa) de Estados Unidos, proporciona inteligencia geoespacial (imágenes de vídeo tomadas por satélite y datos de otros sensores) a responsables del diseño de políticas públicas, ejércitos, servicios de inteligencia y servicios de emergencias.

Un equipo de su Oficina de Innovación Empresarial (Enterprise Innovation Office) se unió a nosotros en la NYU (New York University) como observadores durante nuestro programa Lean LaunchPad de 5 días al tiempo que otro de sus equipos estuvo en Silicon Valley durante el program Hacking for Defense aprendiendo a convertir sus problemas más complejos en colaboraciones con empresas privadas que permitan alcanzar soluciones reales.

La insurgencia de la innovación.

En el último año la National Geospatial Intelligence Agency (NGA) se ha convertido en parte de la “insurgencia de la innovación” que ha tenido lugar dentro del Department of Defense de Estados Unidos al incorporar la Metodología Lean a su organización.

En Julio la NGA acogió la inauguración de la Conferencia sobre Innovación de los Servicios de Inteligencia 2016 con participantes de todas las áreas  del Department of Defense y del sector público. En la conferencia el vicepresidente del Estado Mayor Conjunto de la Fuerza Aérea de Estados Unidos, el general Paul Selva, dijo que “poner en marcha la innovación [en el gobierno y en las grandes organizaciones] es como un acorazado virando, es posible que la tripulación se maree, que los cocineros se molesten por tener que limpiar la comida derramada y que algunos marineros se caigan de sus camas, pero con esfuerzo ese barco puede girar. El resultado final, a menudo, es que el cambio se va a producir pero a costa de disrupción y dificultades“.

La buena noticia para el país es que los responsables de la National Geospatial Intelligence Agency han decidido que la nave cambie de rumbo ahora.

Para que pueda conectar con centros de innovación fuera de la Agencia su grupo de investigación ha puesto en marcha el “NGA Outpost Valley” (NOV), un puesto avanzado para estudiar y conocer la innovación en Silicon Valley. NOV está construyendo un ecosistema de empresas innovadoras en torno a problemas complejos de la NGA, para encontrar soluciones rápidamente.

Para incentivar la innovación dentro de la NGA, han creado la Oficina de Innovación Empresarial (Enterprise Innovation Office – EIO) encargada de acompañar, formar y asesorar a toda la Agencia en temas que van desde liderazgo de base a los últimos avances operativos, utilizando los métodos y conceptos del aprendizaje a partir de la validación de hipótesis (aprendizaje validado, o validated learning) gracias a la experimentación rápida y al Desarrollo de Clientes.

La NGA ha adoptado el método Innovación Lean (Lean Innovation) para conseguir alcanzar sus objetivos. El proceso se inicia reuniendo ideas y / o problemas de los clientes que encuentran en toda la Agencia, conociendo la opinión de los grupos “afectados” y determinando qué problemas son suficientemente importantes como para resolverlos inmediatamente. El proceso de innovación utiliza el Lienzo de Propuestas de Valor (Value Proposition canvas), el Desarrollo de Clientes y el  Lienzo de Organizaciones con una Misión (Mission Model Canvas) para validar esas hipótesis y crear productos mínimos viables. Este proceso permite a la Agencia terminar los proyectos a gran velocidad.

NGA Lean Innovation

Para iniciar este programa de innovación la Oficina de Innovación Empresarial de la NGA ha hecho que sus equipos de innovación asistan a los cursos del Innovation-Corps que ya están en marcha en la National Security Agency – NSA) y están muy cerca de crear su propio Innovation-Corps dentro de la NGA. El programa Innovation-Corps (I-Corps) es el programa de Innovación Lean que he desarrollado en Stanford y que enseño allí y en Berkeley, Columbia y NYU. Posteriormente, se impartió por primera vez en la National Science Foundation y ahora se ofrece en 54 universidades. Desde el año pasado se enseña también en todos los organismos de investigación y en el Departament of Defense).

La semana pasada un equipo de la Oficina de Innovación empresarial de la NGA vino como observadores al programa Lean LaunchPad de 5 días que estoy enseñando en la NYU. Su objetivo es integrar las técnicas que se enseñan en ese curso en sus propios procesos de Innovación Lean. Teniendo en cuenta sus comentarios y las opiniones del resto de los asistentes puedo decir que están listos para enseñar el programa ellos sólos.

Al mismo tiempo, el equipo del NGA Outpost Valley estaba en Silicon Valley en uno de nuestros talleres del programa Hacking for Defense (a los que llamamos “sprints”). Su objetivo era traducir uno de sus problemas a un idioma que las empresas privadas del Valley pudieran comprender y resolver y con esa información construir y distribuir un producto. Al igual que en otras partes del Department of Defense (la Joint Improvised Threat Defeat Agency (JIDA) o la Defense Innovation unit Experimental (DIUX)) el equipo del NGA Outpost Valley está utilizando un sprint del programa Hacking for Defense para construir un modelo que pueda crecer y que permita seleccionar a empresas, y a otro tipo de partners, que encuentren soluciones a problemas reales con gran velocidad.

Utilizando los principios Lean en los procesos de adquisición de la NGA.

Al formar parte del Department of Defense la NGA compra tecnología y sistemas de información utilizando el sistema de adquisición habitual del Departament of Defense (que viene a ser la antítesis de los procesos ágiles y de un Descubrimiento de Clientes rápido). El sistema de adquisición actual rara vez confirma que una capacidad potencial se pueda convertir en real antes de que la Administración se vea obligada por un contrato de varios años, y arreglar los problemas que se producen como consecuencia de esa obligación normalmente implican sobrecostes, retrasos en las entregas y menores rendimientos de los esperados. Y, como cualquier startup o nuevo negocio puede confirmar, los procesos de adquisición tradicionales de la Administración desincentivan a las startups, que terminan no queriendo ser proveedores del Department of Defense. Muy pocas startups saben dónde y cómo encontrar oportunidades para vender soluciones al Department of Defense, en muy pocas ocasiones tienen los recursos o la experiencia para navegar por su burocracia y sus requisitos de adquisición, y los más de 12 meses que necesita la Administración para firmar un contrato hace que el coste para las startups sea prohibitivo.

NGA researchHace un año Sue Gordon, la directora adjunta de la NGA, envió un documento a toda la Agencia en el que decía: “…Hay que aumentar la velocidad y la flexibilidad (agilidad) de nuestros procesos de adquisición para responder a los nuevos retos. Es nuestro trabajo adquirir las tecnologías, los datos y los servicios que la NGA y el GSN necesitan para realizar nuestra misión de la manera más eficaz, eficiente y oportuna posible…”.

Además del proceso interno de Innovación Lean y del puesto avanzado en Silicon Valley, la NGA está empezando a utilizar la innovación abierta (open innovation) y el crowdsourcing para atraer a desarrolladores privados para hacer resolver problemas de inteligencia geoespacial.

Esta semana, la NGA hizo público su primer gran desafío abierto  (el Disparate Data Challenge publicado en Challenge.gov, la competición de la Administración de EEUU sobre innovación abierta y crowdsourcing). En ese sitio las Agencias de la Administración como la NGA pueden publicar competiciones y dar premios a quiénes encuentren las mejores soluciones. Poner una competición en una plataforma de crowdsourcing es una actividad innovadora para la Agencia y tiene varias ventajas:

  • Presentar un problema en lugar de una serie de requisitos deja una ventana abierta para descubrir soluciones y puntos de vista desconocidos.
  • Establecer 2 etapas en la competición podrá permitir participar a las startups, al tiempo que las ayuda a aprender acerca de la NGA y de sus necesidades técnicas.
  • Pedir soluciones que funcionen da la posibilidad de una adquisición mínima viable, que permita validar rápidamente quién puede resolver el problema antes de comprometer grandes inversiones con el dinero de los contribuyentes.
  • Buscar soluciones rápidamente, al reducir el tiempo para confirmar su viabilidad sin la necesidad de contratos a gran escala.

El Disparate Data Challenge de la NGA tiene dos fases:

  • Etapa 1: Los equipos tienen que demostrar que pueden acceder y utilizar las bases de datos de la NGA para analizarlos (estas bases de datos son proxys de las dificultades asociadas al acceso y utilización de los datos protegidos de la NGA). Hasta 15 equipos pueden conseguirlo y ganar 10.000 $. Y los que lo consigan pasan a la Etapa 2.
  • Etapa 2: Los equipos muestran en directo a los jueces de la NGA sus soluciones y otras características que hayan añadido, utilizando un nuevo conjunto de datos, en una competición al estilo hackathon. El equipo que quede en primer lugar se llevará 25,000 $ adicionales; el segundo 15.000 $ y el tercero 10.000 $, y todos ellos tienen la posibilidad de formar parte de las empresas que competirán en un futuro contrato piloto con la NGA.

El Challenge de la NGA es su primer intento de atraer a las startups que, de otro modo, no podrían ofrecer productos / servicios a la Agencia. Muy probablemente los premios (entre 10 y 25 mil Dólares) no serán lo suficientemente atractivos para conseguir que las startups se animen a poner su mirada fuera del sector privado. Seleccionar a las mejores de entre una multitud y convencerlas para colaborar juntas porque el objetivo coincide con su propuesta de valor es un trabajo difícil que necesita de la incubación, no sólo de premios. Sin embargo, esta es una oportunidad para aprender y un gran comienzo para el Department of Defense.

Retos que deben superar las Agencias de la Administración si quieren integrar la innovación.

La innovación en las grandes organizaciones está repleta de retos incluyendo la creación de un canal de creación de innovaciones que no entorpezca el desarrollo actual de productos, la formación del alto mando y de los (a veces) intransigentes mandos intermedios sobre las diferencias entre innovación y ejecución, la utilización generalizada del Desarrollo de Clientes, el establecimiento de vínculos entre departamentos y silos funcionales (que a día de hoy no hablan entre sí y, a menudo, compiten por los mismos recursos), la transformación de los prototipos innovadores y los productos mínimos viables en productos reales que se hagan llegar a los clientes, etc.

Los organismos de la Administración tienen todos estos retos y más. Las Agencias dependientes de la Administración tienen políticas más estrictas y procedimientos, reglas auditables conforme a las normas federales y presupuestos por partidas si quieren acceder a fondos públicos. En los organismos más protegidos, sus normas de seguridad y control de la información pueden obstaculizar hasta el proceso más simple, al tiempo que la dificultad de acceso a un espacio de colaboración física y a los datos se constituyen en barreras adicionales para la innovación.

La NGA ha realizado acciones prometedoras para integrar los métodos Lean en la forma en la que innovan internamente y adquieren tecnología. Pero lo que hemos visto en otros organismos del Department of Defense es que a menos que el proceso de innovación esté dirigido por innovadores del propio Department of Defense que entiendan sus reglas (y dispongan de las autorizaciones necesarias), que ayuden y que consigan hacerlo extender, la utilización de las técnicas poco convencionales de la Innovación Lean en esas Agencias probablemente creará demos y proyectos para la alta dirección y alto mando, pero muy pocos productos se convertirán en una realidad (La National Security Agency ha sido pionera en conseguir que este proceso funcione con el I-Corps @ NSA).

Lecciones aprendidas.

  • Se están creando los primeros equipos de Innovación Lean en la  National Geospatial Intelligence Agency (NGA).
    • La NGA ha creado un puesto avanzado de innovación en Silicon Valley que participa en el primer sprint del programa Hacking for Defense.
    • La NGA está experimentando con la innovación abierta con su primer problema hecho público en Challenge.gov
  • El objetivo al incorporar Lean en los organismos públicos debe ser desplegar / distribuir no crear demos o prototipos.
    • Para desplegar o distribuir productos con éxito, rapidez y urgencia se necesitan formadores e instructores que hayan sido clientes: soldados, analistas, operadores, etc.
    • Serán necesarios la innovación creada desde el interior  y cambiar la adquisición del exterior para conseguir que ese objetivo se alcance.

 

Publicado en Customer development, Desarrollo de clientes, Hacking for defense, Políticas sobre ciencia e industria, Science and industrial policy

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